WAJO,PO — Pengelolaan dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS) tidak cukup hanya dibuktikan melalui laporan keuangan. Setiap penggunaan anggaran harus memiliki jejak dokumen yang jelas, lengkap, dan mudah ditelusuri.
Penegasan itu disampaikan Ketua Umum Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Sulawesi Selatan, Dr. H. Basri, S.Pd., M.Pd., saat memberikan pembekalan kearsipan kepada ratusan kepala sekolah, Kasubag Umum, dan bendahara BOS dari sekolah negeri maupun swasta di Kabupaten Wajo dan Soppeng.
Kegiatan tersebut berlangsung di UPT SMAN 3 Wajo, Rabu (9/9/2026), dengan salah satu fokus utama memperkuat tata kelola dokumen yang berkaitan dengan penggunaan dana BOS.
Basri menekankan, arsip bukan sekadar tumpukan dokumen administratif yang disimpan setelah kegiatan selesai. Dalam pengelolaan anggaran pendidikan, arsip menjadi bagian penting dari sistem pertanggungjawaban karena dapat menunjukkan secara runtut bagaimana sebuah anggaran direncanakan, digunakan, hingga dilaporkan.
“Tertib arsip bukan sekadar kewajiban administratif; ini adalah fondasi transparansi dan akuntabilitas. Dengan arsip yang rapi dan terdokumentasi, sekolah dapat mempertanggungjawabkan penggunaan dana secara jelas kepada pemerintah dan masyarakat,” tegas Basri di hadapan peserta.
Menurutnya, setiap rupiah dana BOS harus memiliki bukti pendukung yang memadai, mulai dari perencanaan dalam Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS), bukti transaksi dan pengeluaran, hingga laporan realisasi serta dokumentasi kegiatan.
Kelengkapan arsip juga dinilai penting ketika sekolah menghadapi proses pemeriksaan atau audit. Dokumen yang tersusun secara sistematis akan memudahkan pencarian data sekaligus mengurangi risiko kesalahan administrasi yang dapat berujung pada persoalan lebih serius.
“Kalau ingin pintar dan genggam dunia, ke perpustakaan. Kalau ingin selamat dunia akhirat, jaga arsip,” ujar Basri, disambut suasana diskusi yang berlangsung interaktif bersama para tenaga pendidik.
Sekolah Didorong Siapkan Arsip Fisik dan Digital
Dalam sesi teknis, Tim Tertib Arsip Provinsi Sulawesi Selatan memberikan sejumlah langkah praktis yang dapat diterapkan satuan pendidikan dalam mengelola dokumen dana BOS.
Dokumen perlu diklasifikasikan secara jelas, antara lain RKAS, kuitansi atau faktur, rekening koran, bukti pembayaran atau penyetoran pajak, berita acara, daftar hadir, hingga dokumentasi kegiatan.
Setiap arsip juga dianjurkan disusun berdasarkan nomor dan tanggal transaksi sehingga memudahkan proses penelusuran ketika dokumen dibutuhkan.
Selain penyimpanan fisik, sekolah didorong membangun sistem arsip digital dengan pola penomoran dan pengkodean yang konsisten. Misalnya, menggunakan kode kegiatan, nomor urut, dan tahun anggaran sehingga dokumen dapat ditemukan secara cepat dan tidak tercecer.
Aspek masa simpan dokumen juga menjadi perhatian. Dokumen pertanggungjawaban dana BOS perlu dikelola berdasarkan ketentuan retensi arsip yang berlaku, termasuk memperhatikan kewajiban penyimpanan dokumen SPJ sesuai regulasi.
Para peserta kemudian diberikan ruang untuk menyampaikan persoalan kearsipan yang mereka hadapi di sekolah masing-masing. Kasus-kasus riil tersebut dibahas untuk menemukan pola penyimpanan dan penataan dokumen yang lebih efektif.
Melalui kegiatan tersebut, kepala sekolah dan bendahara BOS diharapkan tidak hanya memahami pentingnya tertib administrasi, tetapi juga mampu membangun sistem pengarsipan yang siap digunakan ketika dilakukan pemeriksaan.
Penguatan kearsipan ini menjadi bagian dari upaya meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan dana pendidikan di wilayah Cabang Dinas Pendidikan Wilayah Wajo-Soppeng.
Kolaborasi antara AAI Sulsel, unsur dinas pendidikan, dan organisasi profesi tersebut diarahkan untuk membangun budaya tertib arsip di lingkungan satuan pendidikan, sehingga setiap penggunaan anggaran memiliki jejak dokumen yang jelas, lengkap, aman, dan dapat dipertanggungjawabkan kepada pemerintah maupun publik.
Tim Redaksi
