PAREPARE,PO — Pengelolaan dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS) tidak cukup hanya tepat penggunaan, tetapi juga harus dapat dipertanggungjawabkan melalui dokumen yang lengkap dan mudah ditelusuri.
Ketua Umum Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Sulawesi Selatan, Dr. H. Basri, S.Pd., M.Pd., menegaskan tertib arsip merupakan fondasi penting untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan dana BOS di satuan pendidikan.
Hal itu disampaikan Basri dalam rapat koordinasi kearsipan yang diikuti kepala sekolah, kasubag umum, serta bendahara BOS dari sekolah negeri dan swasta di Parepare, Selasa (7/9/2026).
Kegiatan yang berlangsung di UPT SMAN 5 Parepare tersebut menitikberatkan pada pentingnya memastikan seluruh proses pengelolaan dana BOS memiliki jejak dokumen yang jelas.
Basri mengingatkan, setiap penggunaan dana BOS harus didukung bukti yang dapat diverifikasi, mulai dari perencanaan melalui Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS), bukti transaksi dan pengeluaran, hingga laporan realisasi serta dokumentasi kegiatan.
“Tertib arsip bukan sekadar kewajiban administratif; ini adalah fondasi transparansi dan akuntabilitas. Dengan arsip yang rapi dan terdokumentasi, sekolah dapat mempertanggungjawabkan penggunaan dana secara jelas kepada pemerintah dan masyarakat,” tegas Basri.
Menurut dia, pengelolaan arsip yang baik juga memberikan manfaat praktis bagi sekolah. Dokumen yang tersusun sistematis akan memudahkan proses pemeriksaan dan audit, mengurangi risiko kesalahan administrasi, sekaligus memperkecil potensi persoalan yang muncul akibat dokumen tidak lengkap atau sulit ditelusuri.
Basri bahkan menyampaikan pesan yang menjadi penekanan dalam kegiatan tersebut.
“Kalau ingin pintar dan genggam dunia, ke perpustakaan. Kalau ingin selamat dunia akhirat, jaga arsip,” ujarnya.
Tekankan Dokumen Mudah Ditelusuri
Dalam sesi teknis, tim tertib arsip Provinsi Sulawesi Selatan memberikan pembekalan mengenai tata kelola dokumen BOS yang dapat diterapkan langsung oleh sekolah.
Materi antara lain mencakup klasifikasi dokumen, seperti RKAS, kuitansi atau faktur, rekening koran, bukti setor pajak, berita acara, daftar hadir, hingga dokumentasi kegiatan.
Sekolah juga diarahkan membuat daftar arsip secara berurutan berdasarkan nomor dan tanggal transaksi. Penataan tersebut dinilai penting agar dokumen dapat ditemukan kembali secara cepat ketika dibutuhkan untuk pemeriksaan maupun kepentingan administrasi lainnya.
Selain itu, peserta mendapat pemahaman mengenai penentuan masa retensi arsip serta prosedur penyimpanan dokumen secara fisik dan digital. Sistem penomoran yang konsisten, misalnya menggunakan kode kegiatan, nomor urut, dan tahun, juga diperkenalkan untuk mempermudah pencarian arsip.
Peserta kemudian mengikuti lokakarya singkat dengan membawa sejumlah kasus nyata dari sekolah masing-masing. Melalui metode tersebut, peserta mendapat kesempatan memperoleh arahan langsung terkait persoalan pengarsipan yang mereka hadapi.
Kegiatan ini diharapkan tidak berhenti pada pemahaman administratif, tetapi mendorong perubahan praktik pengelolaan dokumen di masing-masing satuan pendidikan.
Para kepala sekolah dan bendahara diharapkan mampu menerapkan sistem pengarsipan yang lebih tertib sehingga pengelolaan dana BOS di wilayah Cabang Dinas Pendidikan Wilayah VIII dan sekitarnya semakin transparan, akuntabel, serta siap menghadapi proses pemeriksaan.
Penguatan kearsipan tersebut merupakan bagian dari upaya membangun tata kelola pendidikan yang lebih baik sekaligus menjaga kepercayaan publik terhadap pengelolaan anggaran sekolah.
Basri kembali menegaskan, kelengkapan dokumen bukan sekadar persoalan administrasi, melainkan bagian penting dari pertanggungjawaban penggunaan uang negara.
“Tertib arsip bukan sekadar kewajiban administratif; ini adalah fondasi transparansi dan akuntabilitas,” pungkas Basri.
Tim Redaksi
